Hướng dẫn xin giấy phép lao động tại Việt Nam

Cập nhật 2026-09-25

Bạn đang tuyển hoặc cử một người nước ngoài làm việc tại Việt Nam? Giấy phép lao động là điều kiện để họ làm việc hợp pháp — và là bước bắt buộc trước khi xin thẻ tạm trú diện lao động. Từ 7/8/2025, quy trình áp dụng theo Nghị định 219/2025, đơn giản và nhanh hơn trước. InTimeVisa lo trọn hồ sơ, kể cả khâu apostille hoặc hợp pháp hóa giấy tờ nước ngoài — khâu thường gây chậm trễ nhất.

Ai cần giấy phép lao động?

Hầu hết người nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam đều cần giấy phép lao động. Một số trường hợp được miễn theo Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP — ví dụ chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên (khoản 2–3 Điều 7); nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật có tổng thời gian làm việc tại Việt Nam dưới 90 ngày trong một năm dương lịch (điểm a khoản 13 Điều 7); hoặc người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại (khoản 10 Điều 7). Nghị định không có trường hợp miễn chung 'dưới 30 ngày, không quá 3 lần trong một năm'. Được miễn không có nghĩa là không phải làm thủ tục: với các trường hợp nêu trên, người sử dụng lao động thông báo cho cơ quan có thẩm quyền ít nhất 3 ngày làm việc trước ngày bắt đầu làm việc (khoản 4 Điều 9); các trường hợp miễn khác, như di chuyển nội bộ doanh nghiệp, phải xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động trong khoảng 60 đến 10 ngày trước ngày bắt đầu làm việc (khoản 1–3 Điều 9).

Điều kiện cơ bản

Bạn phải thuộc một trong bốn nhóm: nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật. Nghị định 219/2025 đã hạ ngưỡng kinh nghiệm so với trước:

• Chuyên gia: có bằng đại học trở lên và ít nhất 2 năm kinh nghiệm phù hợp (chỉ cần 1 năm với một số lĩnh vực ưu tiên như tài chính, khoa học – công nghệ, đổi mới sáng tạo)
• Lao động kỹ thuật: được đào tạo ít nhất 1 năm và có 2 năm kinh nghiệm phù hợp, hoặc có ít nhất 3 năm kinh nghiệm
• Lý lịch tư pháp trong sạch; giấy khám sức khỏe đủ điều kiện làm việc
• Có doanh nghiệp tại Việt Nam bảo lãnh và có nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài cho vị trí đó

Mẫu số 03 theo Nghị định 219/2025 — một thủ tục tích hợp

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 7/8/2025), quy trình cũ hai bước — báo cáo giải trình nhu cầu riêng, rồi mới xin giấy phép lao động — được thay bằng một văn bản tích hợp: Mẫu số 03 trong Phụ lục kèm theo Nghị định.

Mẫu 03 gộp phần giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài với đề nghị cấp, cấp lại hoặc gia hạn giấy phép lao động. Cơ quan có thẩm quyền xem xét cả nhu cầu và hồ sơ cấp phép trong cùng thủ tục — trong 10 ngày làm việc khi hồ sơ đầy đủ.

Điều cần khớp trên Mẫu 03: thông tin doanh nghiệp, ngành nghề, chức danh, hình thức làm việc, địa điểm và thời hạn phải trùng với quyết định bổ nhiệm, hợp đồng, bằng cấp và giấy tờ kinh nghiệm. Lệch thông tin là lý do phổ biến bị yêu cầu bổ sung hoặc không chấp thuận nhu cầu.

Mẫu 03 nộp tại cơ quan cấp tỉnh — thường là Sở Nội vụ sau sáp nhập 2025 — qua Trung tâm phục vụ hành chính công cấp tỉnh hoặc Cổng dịch vụ công quốc gia.

Hồ sơ & nơi nộp

Bộ hồ sơ gồm hộ chiếu, bằng cấp/chứng chỉ chuyên môn (đã công chứng, có apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự, và dịch sang tiếng Việt), giấy tờ chứng minh kinh nghiệm, phiếu lý lịch tư pháp (trong 6 tháng), giấy khám sức khỏe (trong 12 tháng) và ảnh.

Theo Nghị định 219/2025, giấy phép lao động do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cấp, và cấp tỉnh giao việc tiếp nhận, xử lý hồ sơ cho cơ quan chuyên môn của mình — ở phần lớn các tỉnh là Sở Nội vụ sau khi sáp nhập giữa năm 2025, không còn là Sở Lao động – Thương binh & Xã hội trước đây; hồ sơ nộp qua Trung tâm phục vụ hành chính công cấp tỉnh / Cổng dịch vụ công quốc gia. Bước báo cáo nhu cầu sử dụng lao động nay được gộp luôn vào hồ sơ xin giấy phép, không còn là một thủ tục riêng trước đó.

Thời gian xử lý

Khi hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép trong 10 ngày làm việc (theo Nghị định 219/2025). Giấy phép lao động có thời hạn tối đa 2 năm và được gia hạn một lần.

Trên thực tế, phần mất nhiều thời gian nhất là chứng nhận giấy tờ nước ngoài (bằng cấp, lý lịch tư pháp) — có thể vài tuần tùy quốc gia. Từ 11/9/2026, theo Nghị định 293/2026/NĐ-CP, phần lớn trường hợp chỉ cần apostille của nước cấp thay cho hợp pháp hóa lãnh sự; riêng Đức, Áo, Séc và Thái Lan (đến 28/2/2027), cùng các nước chưa là thành viên Công ước, vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự. Dù theo hướng nào cũng nên chuẩn bị sớm.

Sau khi có GPLĐ: bước tiếp theo là TRC

Khi đã có giấy phép lao động, nhiều lao động nước ngoài dùng đó để xin thẻ tạm trú (TRC) diện LĐ thay vì gia hạn visa ngắn hạn lặp lại.

TRC có bộ hồ sơ và thời hạn riêng — xem /vi/guides/vietnam-trc-requirements/ và so sánh TRC với visa tại /vi/guides/trc-vs-visa-vietnam/ trước khi quyết định bước tiếp theo.