Chi phí giấy phép lao động Việt Nam 2026: bóc tách từng khoản

Cập nhật 2026-09-18

"Xin giấy phép lao động hết bao nhiêu tiền?" là câu hỏi đầu tiên của hầu hết doanh nghiệp và người lao động nước ngoài — và câu trả lời trung thực là: còn tùy. Không có một mức giá cố định, vì tổng chi phí được ghép từ nhiều khoản riêng biệt, mà một số khoản do từng tỉnh tự quy định. Dưới đây chúng tôi bóc tách chi phí thành các phần thật sự của nó để bạn thấy mình đang trả cho những gì, và điều gì làm con số tăng hay giảm. Thay vì đưa ra những con số có thể sai với trường hợp của bạn, InTimeVisa chuẩn bị trọn bộ hồ sơ và đưa cho bạn một báo giá cố định ngay từ đầu.

Chi phí được ghép từ nhiều khoản, không phải một giá

Tổng chi phí giấy phép lao động là tổng của một vài khoản mục riêng. Có khoản là lệ phí nộp cho nhà nước, có khoản là chi phí trả cho bên thứ ba (bệnh viện, phòng công chứng, cơ quan lãnh sự), và một khoản là phí dịch vụ để chuẩn bị và nộp hồ sơ. Nắm được các khoản này là cách duy nhất để so sánh báo giá một cách sòng phẳng.

Các phần chính gồm:

• Lệ phí cấp giấy phép lao động (lệ phí cấp GPLĐ) — do từng tỉnh quy định nên khác nhau
• Phiếu lý lịch tư pháp, kèm apostille (hoặc hợp pháp hóa lãnh sự) nếu cấp ở nước ngoài
• Khám sức khỏe tại bệnh viện được chỉ định ở Việt Nam
• Dịch công chứng sang tiếng Việt bằng cấp và giấy tờ kinh nghiệm
• Phí dịch vụ để chuẩn bị, nộp và theo dõi hồ sơ

Lệ phí cấp giấy phép (do từng tỉnh quy định)

Lệ phí cấp giấy phép lao động không cố định trên cả nước. Hội đồng nhân dân mỗi tỉnh tự quy định mức thu, nên cùng một giấy phép có thể có lệ phí khác nhau ở Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng, Bình Dương hay Bắc Ninh.

Đây là khoản nộp cho nhà nước và thường là một trong những khoản nhỏ nhất trong tổng chi phí. Vì thay đổi theo tỉnh, chúng tôi xác nhận đúng con số của tỉnh nơi doanh nghiệp bảo lãnh của bạn đăng ký trước khi báo giá.

Lý lịch tư pháp: apostille hay hợp pháp hóa lãnh sự

Bạn cần phiếu lý lịch tư pháp trong sạch. Nếu cấp ở nước ngoài, giấy tờ này phải được chứng nhận trước thì Việt Nam mới chấp nhận — và từ ngày 11/9/2026, thông thường chỉ cần một chứng nhận apostille thay cho chuỗi hợp pháp hóa lãnh sự như trước. Việt Nam đã là thành viên Công ước La Hay 1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille); Nghị định 293/2026/NĐ-CP ngày 23/7/2026, hiệu lực từ 11/9/2026, quy định Bộ Ngoại giao là cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille của Việt Nam. Theo Điều 25 Nghị định này, giấy tờ công đã được cấp apostille hợp lệ bởi quốc gia thành viên có quan hệ áp dụng với Việt Nam được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, và cơ quan tiếp nhận không được yêu cầu thêm bất kỳ thủ tục chứng nhận nào. Nếu bạn đã cư trú ở Việt Nam đủ lâu thì có thể dùng Phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam và bỏ qua toàn bộ khâu này.

Dù theo hướng nào, chi phí cũng gồm hai phần: lệ phí nước cấp thu cho chính phiếu lý lịch, và phí chứng nhận cộng thêm. Apostille chỉ là một bước tại một cơ quan, nên với phần lớn quốc tịch, khoản này hiện rẻ hơn và nhanh hơn rõ rệt so với trước tháng 9/2026. Hợp pháp hóa lãnh sự là phương án nhiều bước — cơ quan cấp, rồi bộ ngoại giao nước đó, rồi cơ quan đại diện Việt Nam — và ở những nước còn phải làm theo cách này, đây vẫn là khoản biến động và chậm nhất trong cả bộ hồ sơ. Dù theo hướng nào, số lượng giấy tờ nước ngoài bạn cần vẫn là yếu tố quyết định con số này.

Giấy tờ đã hợp pháp hóa lãnh sự trước ngày 11/9/2026 vẫn giữ nguyên giá trị sử dụng tại Việt Nam. Theo điều khoản chuyển tiếp tại Điều 36 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, cơ quan tiếp nhận không được yêu cầu bạn làm lại thủ tục apostille cho giấy tờ đã hợp pháp hóa theo quy định cũ.

Hợp pháp hóa lãnh sự vẫn là con đường bắt buộc trong các trường hợp sau:

• Đức, Áo và Séc — cả ba nước đều phản đối việc Việt Nam gia nhập, nên Công ước không áp dụng giữa các nước này với Việt Nam
• Thái Lan — đã gia nhập trong năm 2026 nhưng Công ước chỉ có hiệu lực với Thái Lan từ 28/2/2027
• Mọi quốc gia chưa phải là thành viên Công ước Apostille

Khám sức khỏe và dịch công chứng

Giấy khám sức khỏe xác nhận bạn đủ điều kiện làm việc là bắt buộc, và phải do bệnh viện hoặc phòng khám được chỉ định cho mục đích này cấp. Chi phí là mức phí riêng của bệnh viện, khác nhau giữa các cơ sở; nhưng một khi biết khám ở đâu thì đây là khoản cố định, dễ dự tính.

Bằng cấp và giấy tờ chứng minh kinh nghiệm cũng phải dịch sang tiếng Việt và công chứng. Chi phí này tăng theo số lượng và độ dài giấy tờ — một tấm bằng thì rẻ; nhưng cả xấp thư xác nhận công việc, hợp đồng và thư giới thiệu thì cộng dồn lên. Apostille không xóa được khoản này: theo Điều 27 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, giấy tờ không lập bằng tiếng Việt vẫn phải dịch sang tiếng Việt và bản dịch phải được công chứng hoặc chứng thực — dù giấy tờ đến kèm apostille hay kèm hợp pháp hóa lãnh sự.

Phí dịch vụ — và điều gì quyết định tổng chi phí

Khoản cuối là phí dịch vụ để xử lý hồ sơ: rà soát điều kiện, tập hợp và kiểm tra giấy tờ, lo khâu dịch thuật, apostille và hợp pháp hóa, nộp hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền và theo dõi đến khi được cấp. Đây cũng là nơi hấp thụ rủi ro hồ sơ bị trả — một giấy tờ sai hoặc thiếu có thể khiến bạn mất nhiều thời gian hơn nhiều so với chính khoản phí này.

Ba yếu tố chủ yếu quyết định tổng chi phí của bạn:

• Có bao nhiêu giấy tờ nước ngoài cần apostille hoặc hợp pháp hóa — khoản lớn nhất và biến động nhất
• Giấy phép do tỉnh nào cấp — lệ phí nhà nước và yêu cầu địa phương khác nhau
• Vị trí và nhóm chức danh (chuyên gia, nhà quản lý, lao động kỹ thuật) — quyết định giấy tờ chứng minh cần có