Miễn giấy phép lao động tại Việt Nam: ai thuộc diện miễn và cần nộp gì

Cập nhật 2026-09-25

Không phải người nước ngoài nào làm việc tại Việt Nam cũng cần giấy phép lao động. Điều 154 Bộ luật Lao động 45/2019/QH14 (hiệu lực từ 01/01/2021) và Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 07/08/2025) liệt kê các trường hợp được miễn. Được miễn hiếm khi đồng nghĩa với không phải làm gì: tuỳ trường hợp, người sử dụng lao động hoặc gửi cơ quan có thẩm quyền một thông báo ngắn chậm nhất 3 ngày làm việc trước ngày bắt đầu làm việc, hoặc đề nghị cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động trước đó từ 60 đến 10 ngày. Bài viết này trình bày từng trường hợp, trường hợp đó thuộc thủ tục nào và hồ sơ gồm những gì — mỗi ý đều ghi rõ điều khoản để bạn tự đối chiếu với nghị định.

Ba hướng xử lý: thông báo, giấy xác nhận miễn, hoặc giấy phép lao động

Mỗi người nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc một trong ba hướng. Xác định đúng hướng trước khi đặt vé máy bay là điều quyết định:

• Chỉ thông báo — với các trường hợp tại khoản 4 Điều 9 Nghị định 219/2025, người sử dụng lao động không phải xin bất kỳ giấy tờ nào; chỉ cần thông báo cho cơ quan có thẩm quyền chậm nhất 3 ngày làm việc trước ngày bắt đầu làm việc. Thông báo nêu họ tên, ngày sinh, quốc tịch, số hộ chiếu của người lao động, tên người sử dụng lao động, địa điểm làm việc và thời gian làm việc.
• Giấy xác nhận miễn — mọi trường hợp được miễn còn lại phải có văn bản xác nhận người đó không thuộc diện cấp giấy phép lao động (giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động, Mẫu số 02 của nghị định), đề nghị cấp trước ngày bắt đầu làm việc từ 60 đến 10 ngày (khoản 1–3 Điều 9).
• Giấy phép lao động — người không thuộc Điều 154 Bộ luật Lao động hoặc Điều 7 Nghị định 219/2025 phải có giấy phép lao động. Bao gồm cả chủ sở hữu công ty và thành viên hội đồng quản trị có giá trị góp vốn dưới 3 tỷ đồng — nhóm này được liệt kê rõ là đối tượng cấp giấy phép lao động tại điểm l khoản 1 Điều 2.

Các trường hợp chỉ cần thông báo (khoản 4 Điều 9 Nghị định 219/2025)

Đây là các trường hợp được miễn không phải đi qua thủ tục cấp giấy xác nhận — thông báo của người sử dụng lao động gửi cơ quan cấp tỉnh là thủ tục duy nhất:

• Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên (khoản 2 Điều 7)
• Chủ tịch hoặc thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên (khoản 3 Điều 7)
• Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật có tổng thời gian làm việc tại Việt Nam dưới 90 ngày trong một năm dương lịch, tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 (điểm a khoản 13 Điều 7)
• Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam (khoản 10 Điều 7)
• Vào Việt Nam với thời hạn dưới 3 tháng để thực hiện chào bán dịch vụ (khoản 4 Điều 154 Bộ luật Lao động)
• Vào Việt Nam với thời hạn dưới 3 tháng để xử lý sự cố, tình huống kỹ thuật, công nghệ phức tạp phát sinh làm ảnh hưởng hoặc có nguy cơ ảnh hưởng tới sản xuất, kinh doanh mà các chuyên gia Việt Nam và các chuyên gia nước ngoài hiện đang ở Việt Nam không xử lý được (khoản 5 Điều 154 Bộ luật Lao động)
• Luật sư nước ngoài đã được cấp giấy phép hành nghề luật sư tại Việt Nam (khoản 6 Điều 154 Bộ luật Lao động)
• Người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam và sinh sống tại Việt Nam (khoản 8 Điều 154 Bộ luật Lao động)
• Phóng viên nước ngoài được Bộ Ngoại giao cấp phép hoạt động báo chí (khoản 5 Điều 7), và thành viên gia đình của thành viên cơ quan đại diện nước ngoài được phép làm việc theo điều ước quốc tế (khoản 8 Điều 7)

Các trường hợp cần giấy xác nhận miễn

Tất cả các trường hợp được miễn còn lại phải đi qua thủ tục cấp giấy xác nhận. Những trường hợp doanh nghiệp hay gặp nhất:

• Di chuyển nội bộ doanh nghiệp: nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật được doanh nghiệp nước ngoài cử sang làm việc tạm thời tại hiện diện thương mại của doanh nghiệp đó ở Việt Nam, thuộc phạm vi 11 ngành dịch vụ trong biểu cam kết dịch vụ của Việt Nam với WTO, và đã được doanh nghiệp đó tuyển dụng trước đó liên tục ít nhất 12 tháng (điểm b khoản 13 Điều 7). Hiện diện thương mại ở đây là tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài, hoặc văn phòng điều hành của nhà đầu tư nước ngoài theo hợp đồng hợp tác kinh doanh.
• Học sinh, sinh viên đang học tập tại các trường, cơ sở đào tạo ở Việt Nam hoặc ở nước ngoài có thỏa thuận thực tập hoặc thư mời của người sử dụng lao động tại Việt Nam; học viên thực tập trên tàu biển Việt Nam (khoản 7 Điều 7)
• Người đứng đầu văn phòng đại diện, dự án của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam, hoặc người chịu trách nhiệm chính về hoạt động của tổ chức đó (khoản 3 Điều 154 Bộ luật Lao động)
• Người được bộ, cơ quan ngang bộ hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xác nhận làm việc trong lĩnh vực tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia hoặc các lĩnh vực kinh tế - xã hội ưu tiên khác (khoản 15 Điều 7); và người được Bộ Giáo dục và Đào tạo xác nhận để giảng dạy, nghiên cứu chương trình quốc tế, hoặc làm nhà quản lý tại các cơ sở giáo dục được thành lập theo đề nghị của cơ quan đại diện nước ngoài (khoản 14 Điều 7)
• Chuyên gia tư vấn và người làm việc cho chương trình, dự án sử dụng vốn ODA theo điều ước quốc tế (khoản 4 Điều 7); tình nguyện viên không hưởng lương theo điều ước quốc tế (khoản 11 Điều 7); người thực hiện thỏa thuận quốc tế do cơ quan trung ương hoặc cấp tỉnh ký kết (khoản 12 Điều 7); người mang hộ chiếu công vụ vào làm việc cho cơ quan nhà nước (khoản 9 Điều 7); các trường hợp theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên (khoản 7 Điều 154 Bộ luật Lao động); và giáo viên hoặc nhà quản lý được cử sang một số cơ sở giáo dục thành lập theo điều ước quốc tế hoặc theo đề nghị của cơ quan đại diện nước ngoài (khoản 6 Điều 7)

Ngưỡng 3 tỷ đồng, và quy định '30 ngày, 3 lần một năm' đã không còn

Với chủ sở hữu công ty, việc được miễn phụ thuộc vào một con số: giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên (khoản 2–3 Điều 7). Dưới ngưỡng này, điểm l khoản 1 Điều 2 xếp chính các chủ sở hữu và thành viên hội đồng quản trị đó vào diện phải có giấy phép lao động. Nếu việc miễn giấy phép cho nhà sáng lập là quan trọng với bạn, hãy tính vốn điều lệ và phần góp của từng thành viên theo ngưỡng này ngay khi thành lập — tăng vốn về sau đồng nghĩa phải làm thủ tục đăng ký thay đổi trước.

Nhiều bài viết vẫn mô tả một diện miễn chung cho mọi người làm việc 'dưới 30 ngày mỗi lần và không quá 3 lần trong một năm'. Quy định này không có trong Điều 7 Nghị định 219/2025. Diện miễn cho thời gian ngắn hiện nay là quy định dưới 90 ngày trong một năm dương lịch, và chỉ áp dụng cho nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật (điểm a khoản 13 Điều 7). Người đi công tác ngắn hạn khác phải thuộc một trường hợp khác — ví dụ chào bán dịch vụ hoặc xử lý sự cố kỹ thuật dưới 3 tháng (khoản 4–5 Điều 154 Bộ luật Lao động) — hoặc phải xin giấy phép lao động.

Giấy xác nhận miễn: thành phần hồ sơ (Điều 8)

Người sử dụng lao động nộp một bộ hồ sơ gồm:

• Văn bản đề nghị theo Mẫu số 01 tại Phụ lục của nghị định
• Giấy chứng nhận sức khỏe do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền cấp — trừ trường hợp kết quả đã được chia sẻ trên cơ sở dữ liệu quốc gia về y tế. Giấy chứng nhận sức khỏe cấp ở nước ngoài chỉ được chấp nhận khi Việt Nam và nước đó có điều ước hoặc thỏa thuận công nhận lẫn nhau, và chỉ trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày cấp.
• 02 ảnh màu cỡ 4 × 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính
• Hộ chiếu còn giá trị
• Giấy tờ chứng minh trường hợp được miễn: văn bản của cơ quan có thẩm quyền (khoản 3 Điều 154 Bộ luật Lao động, khoản 9, 14, 15 Điều 7); hoặc văn bản cử sang làm việc của người sử dụng lao động nước ngoài kèm thỏa thuận hoặc điều ước quốc tế (khoản 7 Điều 154, khoản 4, 6, 7, 11, 12 Điều 7); hoặc, với trường hợp di chuyển nội bộ doanh nghiệp, giấy tờ chứng minh là nhà quản lý/giám đốc điều hành/chuyên gia/lao động kỹ thuật theo Điều 19 kèm văn bản của người sử dụng lao động nước ngoài cử người đó sang hiện diện thương mại và xác nhận đã tuyển dụng liên tục ít nhất 12 tháng trước đó (điểm b khoản 13 Điều 7)

Nộp ở đâu, khi nào và mất bao lâu

Thời hạn nộp: không sớm hơn 60 ngày và không muộn hơn 10 ngày trước ngày dự kiến bắt đầu làm việc (khoản 1 Điều 9). Người sử dụng lao động nộp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công của tỉnh, thành phố nơi người lao động dự kiến làm việc — làm việc tại Đà Nẵng thì nộp tại Trung tâm của Đà Nẵng — trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính công ích, qua tổ chức cung cấp dịch vụ hoặc người được ủy quyền; hoặc trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia (khoản 1 Điều 6).

Thẩm quyền: Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định (khoản 1 Điều 4) và có thể giao cho cơ quan chuyên môn thực hiện (khoản 2 Điều 4); từ đợt sắp xếp bộ máy giữa năm 2025, cơ quan này thường là Sở Nội vụ, không còn là sở lao động trước đây. Nếu một người sử dụng lao động bố trí người đó làm việc ở nhiều tỉnh, tỉnh nơi đặt trụ sở chính có thẩm quyền (khoản 1 Điều 4), và người sử dụng lao động phải thông báo cho từng tỉnh còn lại chậm nhất 3 ngày trước khi bắt đầu làm việc tại đó (khoản 5 Điều 9).

Thời gian giải quyết: 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ; trường hợp từ chối phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do trong 3 ngày làm việc (khoản 3 Điều 9). Thời hạn chỉ tính từ khi hồ sơ đầy đủ — thiếu một bản dịch hoặc giấy chứng nhận sức khỏe không được chấp nhận là tính lại từ đầu, nên khoảng tối thiểu 10 ngày gần như không còn chỗ để bổ sung, sửa đổi.

Thời hạn, cấp lại và gia hạn

Giấy xác nhận miễn không có giá trị vô thời hạn:

• Thời hạn theo văn bản làm căn cứ — hợp đồng lao động dự kiến ký kết, văn bản cử sang làm việc, hợp đồng dịch vụ hoặc thỏa thuận — và tối đa 2 năm (Điều 10, khoản 1 Điều 21); với các trường hợp do bộ hoặc tỉnh xác nhận tại khoản 14–15 Điều 7, thời hạn là thời hạn mà cơ quan đó xác nhận, cũng tối đa 2 năm (khoản 2 Điều 21).
• Gia hạn: nộp hồ sơ trước ngày hết hạn ít nhất 10 ngày và không quá 45 ngày; giải quyết trong 5 ngày làm việc; chỉ được gia hạn một lần, tối đa 2 năm (Điều 15–17).
• Cấp lại: khi giấy xác nhận bị mất, hư hỏng, hoặc thay đổi họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, địa điểm làm việc hoặc tên người sử dụng lao động (giữ nguyên mã số định danh); giải quyết trong 3 ngày làm việc, thời hạn bằng thời hạn còn lại (Điều 11–14).
• Thu hồi: khi người lao động làm việc không đúng nội dung ghi trên giấy xác nhận, người sử dụng lao động nước ngoài chấm dứt việc cử sang làm việc, người sử dụng lao động chấm dứt hoạt động, vi phạm quy định, hoặc người lao động bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Trong ba trường hợp đầu, người sử dụng lao động phải nộp lại giấy xác nhận cho cơ quan đã cấp trong 15 ngày, kèm văn bản báo cáo (Điều 32–33).

Giấy tờ nước ngoài: apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự, rồi dịch thuật

Giấy tờ do nước ngoài cấp trong hồ sơ phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế, nguyên tắc có đi có lại hoặc quy định pháp luật, sau đó dịch sang tiếng Việt có chứng thực (Điều 5). Từ ngày 11/09/2026, bước xác thực thường chỉ còn một chứng nhận apostille của nước cấp — Việt Nam đã gia nhập Công ước Apostille La Hay và Nghị định 293/2026/NĐ-CP ngày 23/07/2026 quy định giấy tờ có apostille có giá trị tương đương giấy tờ đã hợp pháp hóa lãnh sự. Vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ của Đức, Áo và Séc, của Thái Lan đến hết ngày 28/02/2027, và của mọi nước chưa tham gia Công ước.

Giấy xác nhận đã cấp theo Nghị định 152/2020 cũ (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2023) tiếp tục có hiệu lực đến khi hết hạn; việc cấp lại và gia hạn sau đó thực hiện theo Nghị định 219/2025 (khoản 1 Điều 34).

Chúng tôi làm gì

Chúng tôi xác định trường hợp và hướng xử lý thực sự áp dụng — thông báo, giấy xác nhận miễn hay giấy phép lao động — trước khi bạn đặt làm bất kỳ giấy tờ nào ở nước ngoài, chuẩn bị thông báo hoặc hồ sơ đề nghị cấp giấy xác nhận, nộp đúng thời hạn và theo dõi đến khi có kết quả. Chi phí chủ yếu phụ thuộc vào số lượng giấy tờ nước ngoài cần apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật; chúng tôi báo giá trọn gói ngay từ đầu.