Giấy phép lao động Việt Nam, lo trọn gói.

Hầu hết người nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam đều cần giấy phép lao động (Giấy phép lao động), trừ một số trường hợp được miễn theo Nghị định 219/2025. Đây cũng là điều kiện tiên quyết để sau này xin thẻ tạm trú diện lao động. InTimeVisa rà soát điều kiện và giấy tờ trước khi nộp; cơ quan nhà nước là bên cấp phép, chúng tôi chuẩn bị, nộp và theo dõi hồ sơ.

Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty TNHH có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên, hoặc chủ tịch/thành viên Hội đồng quản trị công ty cổ phần có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên, được miễn giấy phép lao động (khoản 2–3 Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP). Dưới 3 tỷ đồng, Nghị định xếp chính những người này vào diện phải cấp giấy phép lao động (điểm l khoản 1 Điều 2), nên bạn phải xin giấy phép. Nếu được miễn, thủ tục nhẹ nhưng bắt buộc: công ty thông báo cho cơ quan có thẩm quyền ít nhất 3 ngày làm việc trước ngày bạn bắt đầu làm việc (khoản 4 Điều 9). Khi thành lập công ty, nên tính mức góp vốn của từng thành viên theo ngưỡng 3 tỷ đồng này.

Được miễn là bỏ giấy phép, không bỏ thủ tục — và có hai hướng. Chỉ thông báo: với các trường hợp tại khoản 4 Điều 9 Nghị định 219/2025/NĐ-CP — chủ sở hữu, thành viên góp vốn, thành viên Hội đồng quản trị có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên; nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật làm việc dưới 90 ngày trong một năm dương lịch; người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại; người vào dưới 3 tháng để chào bán dịch vụ hoặc xử lý sự cố kỹ thuật phức tạp; luật sư nước ngoài có giấy phép hành nghề tại Việt Nam; người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam và sinh sống tại Việt Nam, cùng một số trường hợp khác — người sử dụng lao động thông báo cho cơ quan có thẩm quyền ít nhất 3 ngày làm việc trước ngày bắt đầu làm việc. Xin giấy xác nhận: mọi trường hợp miễn còn lại, như di chuyển nội bộ doanh nghiệp, phải xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động, nộp trong khoảng 60 đến 10 ngày trước ngày bắt đầu làm việc và được giải quyết trong 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ (khoản 1–3 Điều 9). Bỏ qua bước này có thể khiến cả người lao động lẫn doanh nghiệp bị xử phạt.

Chỉ khi thuộc một trường hợp miễn. Diện ngắn ngày trong Nghị định 219/2025/NĐ-CP áp dụng cho nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật có tổng thời gian làm việc tại Việt Nam dưới 90 ngày trong một năm dương lịch, từ 1/1 đến 31/12 (điểm a khoản 13 Điều 7); với nhóm này, người sử dụng lao động thông báo ít nhất 3 ngày làm việc trước ngày bắt đầu làm việc (khoản 4 Điều 9). Nghị định không có trường hợp miễn chung 'dưới 30 ngày, không quá 3 lần trong một năm'. Người khác đi công tác ngắn ngày phải thuộc một trường hợp khác — ví dụ vào dưới 3 tháng để chào bán dịch vụ hoặc xử lý sự cố kỹ thuật phức tạp (khoản 4–5 Điều 154 Bộ luật Lao động 45/2019/QH14) — nếu không thì phải xin giấy phép lao động. Cho chúng tôi biết vị trí, thời gian và lịch làm việc để xếp đúng diện.

Người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam và cùng sinh sống tại Việt Nam nói chung thuộc diện được miễn giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025. Với trường hợp này, bên bảo lãnh làm thủ tục thông báo trước với cơ quan có thẩm quyền — ít nhất 3 ngày làm việc trước khi bạn bắt đầu làm việc — chứ không phải xin văn bản xác nhận, và giấy tờ chứng minh quan hệ hôn nhân phải hợp lệ. Trường hợp của mỗi người mỗi khác, nên hãy để chúng tôi xác nhận trước khi bạn bắt đầu công việc.

Di chuyển nội bộ doanh nghiệp chỉ được miễn khi đáp ứng đủ điều kiện: nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật được doanh nghiệp nước ngoài cử sang làm việc tạm thời tại hiện diện thương mại của mình ở Việt Nam, thuộc 11 ngành dịch vụ trong biểu cam kết dịch vụ của Việt Nam với WTO, và đã được doanh nghiệp đó tuyển dụng trước ít nhất 12 tháng liên tục (điểm b khoản 13 Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP). Trường hợp này đi theo hướng xin giấy xác nhận: người sử dụng lao động nộp hồ sơ xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động trong khoảng 60 đến 10 ngày trước ngày bắt đầu làm việc (khoản 1–3 Điều 9), kèm giấy tờ chứng minh vị trí và văn bản cử sang làm việc của doanh nghiệp nước ngoài xác nhận 12 tháng (Điều 8). Thiếu một điều kiện thì phải xin giấy phép lao động thông thường. Chúng tôi rà soát hồ sơ để chọn đúng hướng.

Bạn phải thuộc một trong bốn nhóm: nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật. Nghị định 219/2025 đã hạ ngưỡng: chuyên gia cần bằng đại học và ít nhất 2 năm kinh nghiệm phù hợp (chỉ 1 năm với một số lĩnh vực ưu tiên như khoa học – công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia); lao động kỹ thuật cần được đào tạo ít nhất 1 năm và 2 năm kinh nghiệm, hoặc ít nhất 3 năm kinh nghiệm. Ngoài ra cần lý lịch tư pháp trong sạch, giấy khám sức khỏe và một doanh nghiệp bảo lãnh.

Bộ hồ sơ chính gồm hộ chiếu; bằng cấp/chứng chỉ chuyên môn đã công chứng, được chứng nhận và dịch sang tiếng Việt; giấy tờ chứng minh kinh nghiệm; phiếu lý lịch tư pháp (cấp trong vòng 6 tháng); giấy khám sức khỏe (trong vòng 12 tháng); và ảnh. Giấy tờ cấp ở nước ngoài phải được chứng nhận thì Việt Nam mới chấp nhận. Từ 11/9/2026, thông thường chỉ cần một chứng nhận apostille của nước cấp: Việt Nam đã là thành viên Công ước Apostille, và theo Nghị định 293/2026/NĐ-CP ngày 23/7/2026, giấy tờ có apostille hợp lệ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, cơ quan tiếp nhận tại Việt Nam không được yêu cầu thêm thủ tục nào. Hợp pháp hóa lãnh sự vẫn áp dụng với giấy tờ từ Đức, Áo và Séc — cả ba nước đều phản đối việc Việt Nam gia nhập — từ Thái Lan cho đến 28/2/2027, và từ mọi nước chưa phải thành viên Công ước. Dù theo hướng nào vẫn phải dịch công chứng sang tiếng Việt, và đây vẫn là khâu mất nhiều thời gian nhất.

Theo Nghị định 219/2025, giấy phép lao động do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cấp và giao cho cơ quan chuyên môn tiếp nhận, xử lý — ở phần lớn các tỉnh nay là Sở Nội vụ sau khi sáp nhập giữa năm 2025, không còn là Sở Lao động – Thương binh & Xã hội trước đây. Hồ sơ nộp qua Trung tâm phục vụ hành chính công cấp tỉnh hoặc Cổng dịch vụ công. Bước báo cáo nhu cầu sử dụng lao động nay được gộp luôn vào hồ sơ xin giấy phép.

Khi hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép trong 10 ngày làm việc theo Nghị định 219/2025. Trên thực tế, phần lâu nhất là chứng nhận giấy tờ nước ngoài (bằng cấp, lý lịch tư pháp) — có thể mất vài tuần tùy quốc gia; từ 11/9/2026 phần lớn nước chỉ cần apostille, số còn lại vẫn hợp pháp hóa lãnh sự. Vì vậy nên chuẩn bị sớm; chúng tôi lo luôn khâu này để rút ngắn thời gian.

Giấy phép lao động có thời hạn tối đa 2 năm và được gia hạn một lần (cũng tối đa 2 năm) theo Nghị định 219/2025. Sau khi hết lần gia hạn đó, thông thường phải xin cấp mới. Nên bắt đầu thủ tục gia hạn trước khi giấy phép hết hạn để tránh gián đoạn công việc và ảnh hưởng tới thẻ tạm trú — chúng tôi nhắc và làm hồ sơ giúp bạn.

Giấy phép lao động (hoặc văn bản xác nhận miễn) là điều kiện tiên quyết để xin thẻ tạm trú diện lao động — thẻ này cho phép bạn ở Việt Nam nhiều năm mà không phải gia hạn visa liên tục. Thời hạn thẻ tạm trú thường bám theo thời hạn giấy phép lao động. Chúng tôi thường làm liền mạch hai bước: giấy phép lao động trước, rồi thẻ tạm trú.

Giấy phép lao động gắn với một người sử dụng lao động và một vị trí cụ thể, nên khi chuyển sang công ty mới bạn thường phải xin cấp giấy phép mới do doanh nghiệp mới bảo lãnh — không đơn giản là chuyển tên. Thẻ tạm trú theo diện lao động cũng cần cập nhật tương ứng. Hãy báo chúng tôi trước khi chuyển việc để không bị gián đoạn tình trạng hợp pháp.

Đây là rủi ro cho cả hai bên. Theo Nghị định 12/2022 (Điều 32), người lao động làm việc không có giấy phép (hoặc không có văn bản xác nhận miễn) có thể bị phạt 15–25 triệu đồng và bị buộc xuất cảnh/trục xuất. Người sử dụng lao động là cá nhân có thể bị phạt 30–75 triệu đồng, còn nếu là tổ chức (doanh nghiệp) thì 60–150 triệu đồng (tổ chức chịu mức gấp đôi), tính theo số lượng lao động vi phạm. Vì vậy nên hoàn tất giấy phép hoặc xác nhận miễn trước khi bắt đầu công việc.

Được, và thường nên như vậy: doanh nghiệp bảo lãnh tại Việt Nam nộp hồ sơ, còn bạn chuẩn bị trước lý lịch tư pháp, bằng cấp và apostille (hoặc hợp pháp hóa lãnh sự) ngay tại nước sở tại — đây là khâu mất thời gian nhất. Giấy khám sức khỏe có thể làm ở nước ngoài (cơ sở đủ điều kiện) hoặc tại Việt Nam sau khi nhập cảnh. Cho chúng tôi biết bạn đang ở trong hay ngoài Việt Nam để sắp xếp trình tự giấy tờ cho hợp lý.