Câu hỏi thường gặp về giấy phép lao động cho người nước ngoài

Cập nhật 2026-07-07

Bạn đưa nhân sự nước ngoài sang Việt Nam, hay đang phân vân có cần giấy phép hay không? Đây là những câu hỏi doanh nghiệp và người nước ngoài hay hỏi chúng tôi nhất theo Nghị định 219/2025 — điều kiện, diện miễn, giấy tờ và thời gian. Chúng tôi rà soát và chuẩn bị hồ sơ, cơ quan nhà nước là bên cấp phép, và chúng tôi sẵn lòng xem xét trường hợp cụ thể của bạn.

Nhân viên nước ngoài của tôi có bắt buộc phải có giấy phép lao động không?

Hầu hết người nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam đều cần giấy phép lao động (Giấy phép lao động), trừ một số trường hợp được miễn theo Nghị định 219/2025. Đây cũng là điều kiện tiên quyết để sau này xin thẻ tạm trú diện lao động. InTimeVisa rà soát điều kiện và giấy tờ trước khi nộp; cơ quan nhà nước là bên cấp phép, chúng tôi chuẩn bị, nộp và theo dõi hồ sơ.

Tôi là chủ/nhà đầu tư nước ngoài trong công ty của mình tại Việt Nam — tôi có phải xin giấy phép lao động không?

Nói chung, chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty TNHH có phần vốn góp từ 3 tỷ đồng trở lên, hoặc chủ tịch/thành viên hội đồng quản trị công ty cổ phần có mức vốn tương ứng, thuộc diện được miễn giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025. Nếu vốn góp dưới 3 tỷ đồng, bạn thường vẫn phải chứng minh mình là nhà quản lý hoặc xin giấy phép. Dù được miễn, bạn vẫn phải làm thủ tục miễn — xin văn bản xác nhận hoặc làm thông báo trước tùy trường hợp — nên hãy để chúng tôi kiểm tra đúng trường hợp của bạn.

Nhân viên của tôi thuộc diện được miễn — vậy là không phải làm gì phải không?

Được miễn là bỏ chính cái giấy phép, chứ không bỏ thủ tục. Với phần lớn các trường hợp miễn, bên bảo lãnh tại Việt Nam vẫn phải xin văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động từ cơ quan có thẩm quyền trước khi người đó bắt đầu làm việc. Tuy nhiên, một số trường hợp nhất định chỉ cần thông báo trước với cơ quan có thẩm quyền — nộp ít nhất 3 ngày làm việc trước khi người đó bắt đầu — thay vì xin xác nhận (ví dụ người kết hôn với công dân Việt Nam, một số người vào cung cấp dịch vụ hoặc xử lý kỹ thuật ngắn ngày, và luật sư nước ngoài đã có giấy phép hành nghề). Dù theo hướng nào, bỏ qua bước này cũng có thể khiến cả người lao động lẫn doanh nghiệp bị xử phạt.

Tôi cử người sang Việt Nam công tác vài tuần — có cần giấy phép lao động không?

Theo Nghị định 219/2025, diện ngắn ngày nay chỉ còn một quy tắc duy nhất: người nước ngoài làm việc dưới 90 ngày trong một năm dương lịch (từ 1/1 đến 31/12) được miễn giấy phép lao động, và giới hạn cũ 'mỗi lần dưới 30 ngày, không quá 3 lần một năm' đã được bãi bỏ. Đây vẫn là miễn giấy phép chứ không miễn toàn bộ thủ tục — tùy trường hợp mà bên bảo lãnh xin văn bản xác nhận miễn hoặc làm thông báo trước. Cho chúng tôi biết thời gian và tần suất để xếp đúng diện.

Tôi kết hôn với công dân Việt Nam — tôi có được miễn giấy phép lao động không?

Người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam và cùng sinh sống tại Việt Nam nói chung thuộc diện được miễn giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025. Với trường hợp này, bên bảo lãnh làm thủ tục thông báo trước với cơ quan có thẩm quyền — ít nhất 3 ngày làm việc trước khi bạn bắt đầu làm việc — chứ không phải xin văn bản xác nhận, và giấy tờ chứng minh quan hệ hôn nhân phải hợp lệ. Trường hợp của mỗi người mỗi khác, nên hãy để chúng tôi xác nhận trước khi bạn bắt đầu công việc.

Tôi được điều chuyển nội bộ từ công ty mẹ ở nước ngoài sang chi nhánh Việt Nam thì sao?

Một số trường hợp di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp thuộc tập đoàn đã hiện diện thương mại tại Việt Nam được miễn giấy phép lao động, nhưng phải đáp ứng đúng điều kiện (ví dụ thời gian đã làm cho tập đoàn, thuộc ngành dịch vụ cam kết). Tùy trường hợp mà cần văn bản xác nhận miễn HOẶC làm thông báo trước — chúng tôi đánh giá xem áp dụng theo hướng nào. Nếu không đủ điều kiện diện miễn, bạn sẽ xin giấy phép lao động thông thường. Chúng tôi rà soát hồ sơ để chọn đúng hướng.

Làm sao biết tôi có đủ điều kiện xin giấy phép lao động?

Bạn phải thuộc một trong bốn nhóm: nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật. Nghị định 219/2025 đã hạ ngưỡng: chuyên gia cần bằng đại học và ít nhất 2 năm kinh nghiệm phù hợp (chỉ 1 năm với một số lĩnh vực ưu tiên như khoa học – công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia); lao động kỹ thuật cần được đào tạo ít nhất 1 năm và 2 năm kinh nghiệm, hoặc ít nhất 3 năm kinh nghiệm. Ngoài ra cần lý lịch tư pháp trong sạch, giấy khám sức khỏe và một doanh nghiệp bảo lãnh.

Tôi cần chuẩn bị những giấy tờ gì?

Bộ hồ sơ chính gồm hộ chiếu; bằng cấp/chứng chỉ chuyên môn đã công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt; giấy tờ chứng minh kinh nghiệm; phiếu lý lịch tư pháp (cấp trong vòng 6 tháng); giấy khám sức khỏe (trong vòng 12 tháng); và ảnh. Giấy tờ cấp ở nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự (thường phải apostille trước, tùy quốc gia) thì Việt Nam mới chấp nhận — đây thường là khâu mất nhiều thời gian nhất.

Bây giờ nộp hồ sơ giấy phép lao động ở đâu?

Theo Nghị định 219/2025, giấy phép lao động do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cấp và giao cho cơ quan chuyên môn tiếp nhận, xử lý — ở phần lớn các tỉnh nay là Sở Nội vụ sau khi sáp nhập giữa năm 2025, không còn là Sở Lao động – Thương binh & Xã hội trước đây. Hồ sơ nộp qua Trung tâm phục vụ hành chính công cấp tỉnh hoặc Cổng dịch vụ công. Bước báo cáo nhu cầu sử dụng lao động nay được gộp luôn vào hồ sơ xin giấy phép.

Xin giấy phép lao động mất bao lâu?

Khi hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép trong 10 ngày làm việc theo Nghị định 219/2025. Trên thực tế, phần lâu nhất là hợp pháp hóa giấy tờ ở nước ngoài (bằng cấp, lý lịch tư pháp) — có thể mất vài tuần tùy quốc gia. Vì vậy nên chuẩn bị sớm; chúng tôi lo luôn khâu hợp pháp hóa để rút ngắn thời gian.

Giấy phép lao động có thời hạn bao lâu và gia hạn thế nào?

Giấy phép lao động có thời hạn tối đa 2 năm và được gia hạn một lần (cũng tối đa 2 năm) theo Nghị định 219/2025. Sau khi hết lần gia hạn đó, thông thường phải xin cấp mới. Nên bắt đầu thủ tục gia hạn trước khi giấy phép hết hạn để tránh gián đoạn công việc và ảnh hưởng tới thẻ tạm trú — chúng tôi nhắc và làm hồ sơ giúp bạn.

Giấy phép lao động liên quan thế nào đến thẻ tạm trú (TRC)?

Giấy phép lao động (hoặc văn bản xác nhận miễn) là điều kiện tiên quyết để xin thẻ tạm trú diện lao động — thẻ này cho phép bạn ở Việt Nam nhiều năm mà không phải gia hạn visa liên tục. Thời hạn thẻ tạm trú thường bám theo thời hạn giấy phép lao động. Chúng tôi thường làm liền mạch hai bước: giấy phép lao động trước, rồi thẻ tạm trú.

Nếu tôi đổi công ty (người sử dụng lao động) thì sao?

Giấy phép lao động gắn với một người sử dụng lao động và một vị trí cụ thể, nên khi chuyển sang công ty mới bạn thường phải xin cấp giấy phép mới do doanh nghiệp mới bảo lãnh — không đơn giản là chuyển tên. Thẻ tạm trú theo diện lao động cũng cần cập nhật tương ứng. Hãy báo chúng tôi trước khi chuyển việc để không bị gián đoạn tình trạng hợp pháp.

Chuyện gì xảy ra nếu người nước ngoài làm việc mà không có giấy phép lao động?

Đây là rủi ro cho cả hai bên. Theo Nghị định 12/2022 (Điều 32), người lao động làm việc không có giấy phép (hoặc không có văn bản xác nhận miễn) có thể bị phạt 15–25 triệu đồng và bị buộc xuất cảnh/trục xuất. Người sử dụng lao động là cá nhân có thể bị phạt 30–75 triệu đồng, còn nếu là tổ chức (doanh nghiệp) thì 60–150 triệu đồng (tổ chức chịu mức gấp đôi), tính theo số lượng lao động vi phạm. Vì vậy nên hoàn tất giấy phép hoặc xác nhận miễn trước khi bắt đầu công việc.

Tôi đang ở nước ngoài — có xin giấy phép lao động trước khi sang Việt Nam được không?

Được, và thường nên như vậy: doanh nghiệp bảo lãnh tại Việt Nam nộp hồ sơ, còn bạn chuẩn bị trước lý lịch tư pháp, bằng cấp và hợp pháp hóa ngay tại nước sở tại — đây là khâu mất thời gian nhất. Giấy khám sức khỏe có thể làm ở nước ngoài (cơ sở đủ điều kiện) hoặc tại Việt Nam sau khi nhập cảnh. Cho chúng tôi biết bạn đang ở trong hay ngoài Việt Nam để sắp xếp trình tự giấy tờ cho hợp lý.