Câu hỏi thường gặp về giấy phép lao động cho người nước ngoài

Cập nhật 2026-10-04

Bạn đưa nhân sự nước ngoài sang Việt Nam, hay đang phân vân có cần giấy phép hay không? Đây là những câu hỏi doanh nghiệp và người nước ngoài hay hỏi chúng tôi nhất theo Nghị định 219/2025 — điều kiện, diện miễn, giấy tờ và thời gian. Chúng tôi rà soát và chuẩn bị hồ sơ, cơ quan nhà nước là bên cấp phép, và chúng tôi sẵn lòng xem xét trường hợp cụ thể của bạn.

Nhân viên nước ngoài của tôi có bắt buộc phải có giấy phép lao động không?

Người nước ngoài làm việc thuộc phạm vi Nghị định 219/2025/NĐ-CP phải kiểm tra diện cấp GPLĐ hoặc diện miễn trước khi bắt đầu. (219/2025/NĐ-CP) Giấy phép lao động và cư trú là hai thủ tục cần đối chiếu riêng. Diện LĐ2 áp dụng cho người phải có giấy phép; diện LĐ1 áp dụng cho người có xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép, với ngoại lệ theo điều ước. (51/2019/QH14) Chúng tôi kiểm tra vai trò, căn cứ miễn và diện cư trú trước khi nộp; cơ quan có thẩm quyền quyết định cấp.

Tôi là chủ/nhà đầu tư nước ngoài trong công ty của mình tại Việt Nam — tôi có phải xin giấy phép lao động không?

Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty TNHH có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên, hoặc chủ tịch/thành viên Hội đồng quản trị công ty cổ phần có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên, được miễn giấy phép lao động (khoản 2–3 Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP). (219/2025/NĐ-CP) Dưới 3 tỷ đồng, các vai trò này thuộc điểm l khoản 1 Điều 2 Nghị định 219; vẫn phải kiểm tra bạn có đáp ứng một diện miễn khác hay không trước khi chọn thủ tục. Nếu được miễn, thủ tục nhẹ nhưng bắt buộc: công ty thông báo cho cơ quan có thẩm quyền ít nhất 3 ngày làm việc trước ngày bạn bắt đầu làm việc (khoản 4 Điều 9). Khi thành lập công ty, nên tính mức góp vốn của từng thành viên theo ngưỡng 3 tỷ đồng này.

Nhân viên của tôi thuộc diện được miễn — vậy là không phải làm gì phải không?

Được miễn là bỏ giấy phép, không bỏ thủ tục — và có hai hướng. Chỉ thông báo: với các trường hợp tại khoản 4 Điều 9 Nghị định 219/2025/NĐ-CP — chủ sở hữu, thành viên góp vốn, thành viên Hội đồng quản trị có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên; nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật làm việc dưới 90 ngày trong một năm dương lịch; người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại; người vào dưới 3 tháng để chào bán dịch vụ hoặc xử lý sự cố kỹ thuật phức tạp; luật sư nước ngoài có giấy phép hành nghề tại Việt Nam; người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam và sinh sống tại Việt Nam, cùng một số trường hợp khác — người sử dụng lao động thông báo cho cơ quan có thẩm quyền ít nhất 3 ngày làm việc trước ngày bắt đầu làm việc. (219/2025/NĐ-CP) Xin giấy xác nhận: mọi trường hợp miễn còn lại, như di chuyển nội bộ doanh nghiệp, phải xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động, nộp trong khoảng 60 đến 10 ngày trước ngày bắt đầu làm việc và được giải quyết trong 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ (khoản 1–3 Điều 9). Bỏ qua bước này có thể khiến cả người lao động lẫn doanh nghiệp bị xử phạt.

Tôi cử người sang Việt Nam công tác vài tuần — có cần giấy phép lao động không?

Chỉ khi thuộc một trường hợp miễn. Diện ngắn ngày trong Nghị định 219/2025/NĐ-CP áp dụng cho nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật có tổng thời gian làm việc tại Việt Nam dưới 90 ngày trong một năm dương lịch, từ 1/1 đến 31/12 (điểm a khoản 13 Điều 7); với nhóm này, người sử dụng lao động thông báo ít nhất 3 ngày làm việc trước ngày bắt đầu làm việc (khoản 4 Điều 9). (219/2025/NĐ-CP) Nghị định không có trường hợp miễn chung 'dưới 30 ngày, không quá 3 lần trong một năm'. Người khác đi công tác ngắn ngày phải thuộc một trường hợp khác — ví dụ vào dưới 3 tháng để chào bán dịch vụ hoặc xử lý sự cố kỹ thuật phức tạp (khoản 4–5 Điều 154 Bộ luật Lao động 45/2019/QH14) — nếu không thì phải xin giấy phép lao động. Cho chúng tôi biết vị trí, thời gian và lịch làm việc để xếp đúng diện.

Tôi kết hôn với công dân Việt Nam — tôi có được miễn giấy phép lao động không?

Người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam và cùng sinh sống tại Việt Nam nói chung thuộc diện được miễn giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025. (219/2025/NĐ-CP) Với trường hợp này, bên bảo lãnh làm thủ tục thông báo trước với cơ quan có thẩm quyền — ít nhất 3 ngày làm việc trước khi bạn bắt đầu làm việc — chứ không phải xin văn bản xác nhận, và giấy tờ chứng minh quan hệ hôn nhân phải hợp lệ. Trường hợp của mỗi người mỗi khác, nên hãy để chúng tôi xác nhận trước khi bạn bắt đầu công việc.

Tôi được điều chuyển nội bộ từ công ty mẹ ở nước ngoài sang chi nhánh Việt Nam thì sao?

Di chuyển nội bộ doanh nghiệp chỉ được miễn khi đáp ứng đủ điều kiện: nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật được doanh nghiệp nước ngoài cử sang làm việc tạm thời tại hiện diện thương mại của mình ở Việt Nam, thuộc 11 ngành dịch vụ trong biểu cam kết dịch vụ của Việt Nam với WTO, và đã được doanh nghiệp đó tuyển dụng trước ít nhất 12 tháng liên tục (điểm b khoản 13 Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP). (219/2025/NĐ-CP) Trường hợp này đi theo hướng xin giấy xác nhận: người sử dụng lao động nộp hồ sơ xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động trong khoảng 60 đến 10 ngày trước ngày bắt đầu làm việc (khoản 1–3 Điều 9), kèm giấy tờ chứng minh vị trí và văn bản cử sang làm việc của doanh nghiệp nước ngoài xác nhận 12 tháng (Điều 8). Thiếu một điều kiện thì phải xin giấy phép lao động thông thường. Chúng tôi rà soát hồ sơ để chọn đúng hướng.

Làm sao biết tôi có đủ điều kiện xin giấy phép lao động?

Điều kiện trình độ và kinh nghiệm phụ thuộc vị trí theo Điều 3 Nghị định 219. (219/2025/NĐ-CP) Chuyên gia thường cần đại học hoặc tương đương và ít nhất 2 năm kinh nghiệm phù hợp; nhánh 1 năm có yêu cầu chuyên ngành/lĩnh vực ưu tiên riêng. Lao động kỹ thuật: đào tạo ít nhất 1 năm và 2 năm kinh nghiệm phù hợp, hoặc ít nhất 3 năm kinh nghiệm phù hợp. Nhà quản lý/giám đốc điều hành có tiêu chí riêng. Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận phù hợp do nước ngoài hoặc Việt Nam cấp không quá 6 tháng đến ngày nộp; có ngoại lệ thủ tục liên thông (Điều 18 khoản 4 Nghị định 219). Giấy khám sức khỏe nước ngoài chỉ được dùng khi có điều ước/thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau và còn trong 12 tháng từ ngày cấp; giấy khám trong nước phải do cơ sở đủ điều kiện cấp, có ngoại lệ khi dữ liệu đã được kết nối.

Tôi cần chuẩn bị những giấy tờ gì?

Hồ sơ cấp mới gồm văn bản của người sử dụng lao động báo cáo nhu cầu và đề nghị cấp phép, giấy khám sức khỏe, hộ chiếu còn hạn, phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận phù hợp cấp không quá 6 tháng tính đến ngày nộp (trừ liên thông), 2 ảnh 4×6 nền trắng và tài liệu chứng minh hình thức/vị trí làm việc theo Điều 18–19 Nghị định 219/2025/NĐ-CP. (219/2025/NĐ-CP) Giấy khám sức khỏe nước ngoài chỉ được dùng khi có điều ước/thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau và còn trong 12 tháng từ ngày cấp; giấy khám trong nước phải do cơ sở đủ điều kiện cấp, có ngoại lệ khi dữ liệu đã được kết nối. Từ 11/09/2026, giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước từ quốc gia có quan hệ áp dụng với Việt Nam sử dụng Apostille, trừ trường hợp được miễn hoặc không yêu cầu chứng nhận theo quy định áp dụng. Giấy tờ ngoài phạm vi hoặc giữa các quốc gia không có quan hệ áp dụng được xem xét theo quy định chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự và các ngoại lệ. Giấy tờ công có Apostille không lập bằng tiếng Việt phải dịch sang tiếng Việt; bản dịch được công chứng hoặc chứng thực, trừ quy định chuyên ngành khác (Điều 27 khoản 1 Nghị định 293/2026/NĐ-CP). (293/2026/NĐ-CP) Với hồ sơ GPLĐ, việc dịch và chứng thực giấy tờ được đối chiếu thêm theo Điều 5 Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Bảng HCCH ghi Đức, Áo và Séc phản đối việc Việt Nam gia nhập; Công ước chưa có hiệu lực với Thái Lan đến 28/02/2027. (HCCH — status table) (HCCH — Viet Nam objections) Với giấy tờ từ các nước này, vẫn phải kiểm tra miễn hoặc ngoại lệ trước khi xác định thủ tục lãnh sự.

Bây giờ nộp hồ sơ giấy phép lao động ở đâu?

UBND cấp tỉnh có thẩm quyền và quyết định phân cấp theo Điều 4 Nghị định 219/2025/NĐ-CP; phải kiểm tra quyết định tại nơi làm việc, không mặc định mọi nơi đều do Sở Nội vụ cấp. (219/2025/NĐ-CP) Hồ sơ được nộp qua Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trực tuyến theo Điều 6,22; báo cáo nhu cầu và đề nghị cấp phép nằm trong cùng văn bản.

Xin giấy phép lao động mất bao lâu?

Cơ quan có thẩm quyền xem xét nhu cầu và cấp GPLĐ trong 10 ngày làm việc từ ngày nhận đủ hồ sơ theo Điều 22 khoản 3 Nghị định 219/2025/NĐ-CP. (219/2025/NĐ-CP) Thời gian chuẩn bị giấy tờ tính riêng. Từ 11/09/2026, giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước từ quốc gia có quan hệ áp dụng với Việt Nam sử dụng Apostille, trừ trường hợp được miễn hoặc không yêu cầu chứng nhận theo quy định áp dụng. Giấy tờ ngoài phạm vi hoặc giữa các quốc gia không có quan hệ áp dụng được xem xét theo quy định chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự và các ngoại lệ. Giấy tờ công có Apostille không lập bằng tiếng Việt phải dịch sang tiếng Việt; bản dịch được công chứng hoặc chứng thực, trừ quy định chuyên ngành khác (Điều 27 khoản 1 Nghị định 293/2026/NĐ-CP). (293/2026/NĐ-CP) Với hồ sơ GPLĐ, việc dịch và chứng thực giấy tờ được đối chiếu thêm theo Điều 5 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Giấy phép lao động có thời hạn bao lâu và gia hạn thế nào?

Giấy phép lao động có thời hạn tối đa 2 năm và được gia hạn một lần (cũng tối đa 2 năm) theo Nghị định 219/2025. (219/2025/NĐ-CP) Sau khi hết lần gia hạn đó, thông thường phải xin cấp mới. Nên bắt đầu thủ tục gia hạn trước khi giấy phép hết hạn để tránh gián đoạn công việc và ảnh hưởng tới thẻ tạm trú — chúng tôi nhắc và làm hồ sơ giúp bạn.

Giấy phép lao động liên quan thế nào đến thẻ tạm trú (TRC)?

Giấy phép lao động và cư trú là hai thủ tục cần đối chiếu riêng. Diện LĐ2 áp dụng cho người phải có giấy phép; diện LĐ1 áp dụng cho người có xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép, với ngoại lệ theo điều ước. (51/2019/QH14) Chúng tôi kiểm tra vai trò, căn cứ miễn và diện cư trú trước khi nộp; cơ quan có thẩm quyền quyết định cấp.

Nếu tôi đổi công ty (người sử dụng lao động) thì sao?

Giấy phép lao động gắn với một người sử dụng lao động và một vị trí cụ thể, nên khi chuyển sang công ty mới bạn thường phải xin cấp giấy phép mới do doanh nghiệp mới bảo lãnh — không đơn giản là chuyển tên. (219/2025/NĐ-CP) Thẻ tạm trú theo diện lao động cũng cần cập nhật tương ứng. Hãy báo chúng tôi trước khi chuyển việc để không bị gián đoạn tình trạng hợp pháp.

Chuyện gì xảy ra nếu người nước ngoài làm việc mà không có giấy phép lao động?

Đây là rủi ro cho cả hai bên. Theo Nghị định 12/2022 (Điều 32), người lao động làm việc không có giấy phép (hoặc không có văn bản xác nhận miễn) có thể bị phạt 15–25 triệu đồng và bị buộc xuất cảnh/trục xuất. Người sử dụng lao động là cá nhân có thể bị phạt 30–75 triệu đồng, còn nếu là tổ chức (doanh nghiệp) thì 60–150 triệu đồng (tổ chức chịu mức gấp đôi), tính theo số lượng lao động vi phạm. Đối với các diện chỉ phải thông báo theo khoản 4 Điều 9 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thực hiện đúng thông báo; các diện khác hoàn thành giấy phép hoặc giấy xác nhận áp dụng trước khi bắt đầu làm việc. (219/2025/NĐ-CP)

Tôi đang ở nước ngoài — có xin giấy phép lao động trước khi sang Việt Nam được không?

Hồ sơ cấp mới gồm văn bản của người sử dụng lao động báo cáo nhu cầu và đề nghị cấp phép, giấy khám sức khỏe, hộ chiếu còn hạn, phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận phù hợp cấp không quá 6 tháng tính đến ngày nộp (trừ liên thông), 2 ảnh 4×6 nền trắng và tài liệu chứng minh hình thức/vị trí làm việc theo Điều 18–19 Nghị định 219/2025/NĐ-CP. (219/2025/NĐ-CP) Giấy khám sức khỏe nước ngoài chỉ được dùng khi có điều ước/thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau và còn trong 12 tháng từ ngày cấp; giấy khám trong nước phải do cơ sở đủ điều kiện cấp, có ngoại lệ khi dữ liệu đã được kết nối. Từ 11/09/2026, giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước từ quốc gia có quan hệ áp dụng với Việt Nam sử dụng Apostille, trừ trường hợp được miễn hoặc không yêu cầu chứng nhận theo quy định áp dụng. Giấy tờ ngoài phạm vi hoặc giữa các quốc gia không có quan hệ áp dụng được xem xét theo quy định chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự và các ngoại lệ. Giấy tờ công có Apostille không lập bằng tiếng Việt phải dịch sang tiếng Việt; bản dịch được công chứng hoặc chứng thực, trừ quy định chuyên ngành khác (Điều 27 khoản 1 Nghị định 293/2026/NĐ-CP). (293/2026/NĐ-CP) Với hồ sơ GPLĐ, việc dịch và chứng thực giấy tờ được đối chiếu thêm theo Điều 5 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.